7 måter du kan få dine ansatte til å blomstre under corona-krisen

Hjemmekarantene? Slik kan ledere få sine ansatte til å blomstre under corona-krisen.

Mange er vant til hjemmekontor. Det blir litt annerledes nå i disse corona-tider, med resten av familien også på plass hjemme, enten med skolegang eller jobb. Usikkerhet og kaos gjør det ikke lettere for noen.

Så nå trenger vi ledere! Folk som klarer å få ting gjort, og ikke minst klarer å legge til rette for at andre får ting gjort.

Dette er noen av våre innspill for best mulig samarbeid og effektivitet.

1. Få alle til å blomstre

Dette blir en ny utfordring både for deg som leder, og for alle andre. Vår mening er at det aller viktigste er å legge til rette for at alle i teamet har LYST til å bidra. Så de gjør sitt beste i den situasjonen de er. Du kjenner teamet ditt, men ikke i en slik situasjon.

Du kjenner dine og de kjenner deg, men viktigere er det at alle kjenner hverandre. Situasjonen er ny, og alle får muligheten til å avdekke skjulte talenter hos seg selv og hverandre. Egentlig er det ikke tittlen som gjør noen til leder i denne sammenheng. En ellers middels medarbeider kan plutselig blomstre i denne settingen, og dra alle med seg.

2. Kommunikasjon med vilje

På kontoret møtes vi helt tilfeldig i mange settinger, og vi kommuniserer uten å legge verken planer eller innsats i det. Sånn blir det ikke når alle sitter på hjemmekontor. Nå er vi nødt til å kommunisere ´med vilje´, for at det skal bli noe i nærheten av den kommunikasjonen som kom helt av seg selv på kontoret.

Lag rutiner, med klare forventninger til realistisk daglig kommunikasjon innad i avdelingen. Om du skal ha et møte med 5 deltagere så er det plutselig 5 familier som må legge til rette for at dette skal fungere. Vis empati, og vurder heller et par 10-minuttersmøter for å sparke i gang dagen, og for å oppsummere utpå ettermiddagen.

God forberedelse og kanskje noen runder på mail øker effektivitet. Ha et klart start- og stopptidspunkt. Da vet alle når de skal være klare, og når de igjen er tilgjengelig for familien. Hvis 7-åringen din har klart å vente til avtalt tid klokken to, så er det viktig at det blir suksess og kudos(!); ikke masing og “vent litt, jeg er snart ferdig”.

Velg tema med omhu, det er slett ikke alt som krever et videomøte. Chat og e-mail løser det aller meste, og er mindre følsomt for forstyrrelser. Min erfaring er at det viktigste med videomøter er det sosiale, holde kontakt, og se hverandre. I tillegg er det en del vanskelige møter hvor kroppsspråk og optimal åpenhet er avgjørende for gjensidig god forståelse. Da er et uforstyrret videomøte eneste løsning.

3. Kommunikasjonsverktøy

Her har du et helt mylder av muligheter, og de vanligste alternativene er stort sett veldig gode! Vi bruker mye Google meet / hangout. Det fungerer veldig bra fra Australia til Vietnam og Norge.

Kanskje har noen mikrofon- eller videoproblemer, så åpne samtalen med å sikre at alle hører og ser hverandre bra. Husk at de aller fleste ikke har en IT avdeling hjemme, så det er en god investering å få alle til å bli komfortable med teknologien så tidlig som mulig.

Et positivt aspekt er at du ikke trenger noe som helst nytt av prosjektverktøy eller annet for at alle skal kunne jobbe hjemmefra. Så snart VPN er oppe å går, så tror PC’en at den stadig er på kontoret. Da er eneste problem at utskriften fortsatt blir liggende på kontorskriveren …

4. Vær åpen

Ofte er verdien av å høre hvordan det går på hjemmefronten langt større enn hvordan det går med en oppgave. Og om du venter at noen skal være åpen og ærlig med deg, så må du nesten gå foran som et godt eksempel.

Hvordan er det med unger hjemme som ikke helt har fokus på skolearbeidet? Må du også la de spille dataspill for å få fred til å ta et møte? Hvordan samarbeider du og kona/mannen om å være hjemmelærer, husarbeid, handling og alt annet som fortsatt må gjøres?

Dette blir en utfordring for alle samme, så vis fram gode løsninger dere har funnet, og vær ærlige om dere fortsatt sliter. Del og vis arbeidsresultater og progresjon hyppig, gjerne via Google Docs. Det hjelper på lagmoralen.

 

5. Fokus på Effektivitet

Å holde koken oppe, fokuset og effektiviteten på hjemmekontor slik den var på kontoret, tredje uka på rad, kan fort bli en utfordring for aller fleste. På kontoret påvirker vi hverandre og det er både moro og motiverende å se at de rundt oss tar i et tak, blir ferdig med ting, får kontrakter og løser problemer. Hjemme stiller vi solo, og vi mister derfor en viktig motivasjonsfaktor.

Vi har erfart at å sette av bestemte tidspunkter på døgnet der du kan arbeide mest mulig uforstyrret og effektivt, er den beste måten om huset er fullt. Lag deg også et dedikert sted i huset, der du arbeider best fra. Prøv så godt det lar seg gjøre å trekke en skillelinje mellom arbeidsområdet og resten av hjemmet. Sørg for at alle i familien din vet at når du er på “jobb”, da er du ikke lenger tilgjengelig for å delta i småprat.

6. Vær agile

Mange synes kanskje Scrum blir for mye prosess og struktur, og kan virke litt overkill på kontoret. Men, med alle mann på hjemmekontor, er det veldig bra å få et minimum av struktur i samarbeidet.

Daglig kort møte, klar plan, klar forventning til hva hver enkelt skal gjøre ferdig, og en runde med fremlegging eller demo av resultatet hver uke eller hver fjortende dag. Slik struktur er sunt investert tid for alle sammen. Om du allerede jobber etter Scrum-metoden, stiller de færreste like godt forberedt som deg. Med rutinene i orden, kjenner du teamets velocity og har et sammenligningsgrunnlag dere kan måle dere mot.

7. Hold moralen oppe

En undersøkelse om fjernansatte fra i fjor, med 2500 respondenter i regi av merkevarebyggingbyrået Buffer, viste at ensomhet var den nest største utfordringen. 19% opplever dette. Ensomhet kan føre til motivasjonssvikt og lavere produktivitet.

I disse krisetider er det viktigere enn noengang at  du som leder holder moralen oppe. Forsøk å finne løsninger sammen, ikke bare still krav til dine ansatte. Ta gjerne et trivselsavbrekk online der alle deltar, med en god kopp kaffe og uformelle samtaler. Vær en pådriver for god arbeidsmoral, men vis samtidig solidaritet og empati.

Det blir turbulent fremover, mye forandres og mye er usikkert. Du velger selv om du fokuserer på problemer og farer eller muligheter og lyspunkter, for det blir mer en nok av begge deler. Det aller viktigste er at vi  er proaktive tar i et tak og påvirker flest mulig til å gjøre det samme.

Det er mange tiår siden sist verden har trengt gode ledere så mye som nå, så nå blir det opp til alle de med en ekstra porsjon guts å motvirke negativiteten og motivere til DUGNAD og initiativ enten det er på jobben eller hvor som helst.