Hvordan sikre god kommunikasjon med utviklerteamet?

Behovet for god kommunikasjon i et team blir verken mer eller mindre når man utvider med eksterne utviklere. Metodene og rutinene rundt kommunikasjon må riktignok legges opp til at man oppnår det samme som ved ansettelse lokalt. 

En klar fordel er at kommunikasjonen ofte er mer gjennomtenkt og dermed effektiv i eksterne avdelinger. Men hvordan oppnår du dette? 

I denne bloggartikkelen kan du lese om hva kommunikasjon i et utviklerteam faktisk er, hvorfor det er viktig, og hva som kreves for å sikre god kommunikasjon i ditt utviklerteam.

27 prosent får opplæring

De siste årene har kommunikasjonen på arbeidsplassen blitt mye vanskeligere å opprettholde. En studie utført av McKinsey legger skylden på eksternt arbeid, hvor 84 prosent av utviklerne sa at utfordringene med ekstern kommunikasjon førte til at problemer pågikk mye lenger enn nødvendig.

En fersk studie fra Queens University of Charlotte viser at:

• Bare rundt 27 prosent av de ansatte får noen form for opplæring i kommunikasjon.
• Tilsvarende 27 prosent er trygge på sin kommunikasjonsrolle på jobben.
• Nesten 3 av 4 arbeidsgivere vurderer teamarbeid og samarbeid som «veldig viktig».
• Imidlertid mener 39 prosent av de spurte ansatte at deres organisasjon ikke samarbeider nok. 

Hva er kommunikasjon i et utviklerteam?

Komunikasjonen kan ha ulike formål, og kan gjelde både faglig informasjonsutveksling og sosiale temaer. 

Avsenderen må sørge for at mottakeren forstår beskjeden, mens mottakeren forventes å stille spørsmål eller avklare ting hvis meldingen er forvirrende. Enten det er verbal eller skriftlig kommunikasjon, er effektiv kommunikasjon avgjørende for suksess i utviklingen.

Derfor er det viktig å tilpasse kommunikasjonen deretter, og ta hensyn til verktøy og metoder for kommunikasjon. Dette diskuterer vi litt senere i artikkelen. La oss først ta en titt på hva dårlig kommunikasjon er, og hva det kan føre til. 

Les mer: Hvordan gi dine utviklere god oppfølging?

Dårlig kommunikasjon = dårlig resultat

Kommunikasjon har som i alle arbeidsforhold en stor innvirkning på mange områder av et samarbeid. Det er flere ting som kan spille inn på kommunikasjonen når man har eksterne utviklerteam. 

Språkbarrierer

Du kan ikke kommunisere med folk som ikke forstår hva du sier. Selv om det er vanlig blant programvareutviklere over hele verden å snakke engelsk, vil nivået på språkkunnskaper variere avhengig av landet, så vel som av personen som kommuniserer.

Antall kommunikatører

Å forholde seg til for mange kokker kan bli grisete. Kommunikasjonssvikt blir mer sannsynlig med flere ansatte, og det er grunnen til at komplekse organisasjonsstrukturer som involverer dusinvis, hundrevis og til og med tusenvis av mennesker, har en tendens til å oppleve en stor prosentandel av menneskelige feil.

Kommunikasjonskvalitet og kvantitet

Kvaliteten på kommunikasjonen er definert av hvor godt budskapet ditt og din visjon har blitt overført til utviklerne. Hvis du ikke er sikker på hvordan du skal kommunisere med programvareutviklere, er det enkle svaret – konsekvent. Inkonsekvent kommunikasjon, blandede meldinger, uklart syn og usikkerhet fører til forvirring, og et forvirret team har større sannsynlighet for å prestere dårlig.

For mye fokus på skriftlige krav

For mange skriftlige krav begrenser arbeidsomfanget til innovative og lidenskapelige utviklere. I stedet for å ha en jevn arbeidsflyt og rom for nytenking, vil du kvele kreativiteten deres. Dette er kontraproduktivt for resultatet du ønsker.

Dårlig kommunikasjon ved outsourcing kan vi verste fall føre til at kravspec og instrukser omformuleres eller blir borte på veien, og prosjektets fremdrift sakkes ned. Dette har direkte innvirkning på tidsbruk og kostnader, som igjen fører til et dårligere totalresultat på prosjektet.

Les mer: Hvordan kan du lede globale utviklerteam? 

Hva er god kommunikasjon? 

Først og fremst er det viktig å sørge for at all kommunikasjon til og fra det eksterne teamet skjer direkte, uten å involvere en tredjepart. På denne måten deles tanker, idéer og planer helt uhindret, som igjen fører til færre misforståelser og mindre bortkastet tid på mellomledd. 

Hyppig og regelmessig kommunikasjon er også et viktig skritt for å lede et globalt utviklerteam. Dette bør du ha på plass for å skape god kommunikasjon med utviklerne dine:

Sett klare retningslinjer for teamet

Gjør visjonet til selskapet, samt formålet med applikasjonen helt tydelig for teamet. Dette gjelder også kravene til oppgavene de får. Utviklere som kjenner sitt nøyaktige ansvar har en tendens til å bli mer produktive og levere gode resultater. 

Sørg for å dokumentere arbeidsspesifikasjonene og dele det med alle. Slik kan de henvende seg til dokumentasjonen som en påminnelse om målene underveis. Husk at alt går på skinner når de forstår hvordan hver oppgave bidrar til å oppnå mål. 

Gjør aktiv lytting til en vane for alle

Aktiv lytting betyr å proaktivt lytte til hva en annen person sier i stedet for bare å høre det. Gi din fulle oppmerksomhet til budskapet som formidles. Hold distraksjoner i sjakk. Avklar om du ikke forstår noe, men prøv å ikke avbryte.

Og selv når du er uenig i det den andre personen sier, prøv å være mindre dømmende og defensiv. Snakk profesjonelt og på en måte som andre kan forstå ditt synspunkt. Viktigst av alt, oppmuntre alle til å øve på aktiv lytting også.

Praktiser holde-det-kort-og-enkelt-prinsippet

Ved å holde kommunikasjonen kort og enkel kommer du langt. Unødvendige ord i viktige diskusjoner kan føre til forvirring og misforståelser. Spesielt bør du holde deg til klare og konsise instruksjoner dersom kommunikasjonen ikke er ansikt-til-ansikt.

Utviklere har også ulik kunnskap og kompetanse. De samme begrepene og uttrykkene kan bety forskjellige ting for forskjellige mennesker. Avklar derfor betydningen av begreper for å sikre at alle er enige.

IT-teknisk eller komplisert informasjon kan med fordel kommuniseres skriftlig via tjenester som Teams eller e-post. Utviklerne er ofte mest vant med å kommunisere på denne måten, og du sikrer at informasjonen leveres på en ryddig måte. 

Dialog i begge retninger

For å bygge tillit og sikre trivsel hos den enkelte utvikler er det viktig å skape et miljø hvor dialog i begge retninger kommer naturlig. Legg til rette for at utvikleren ikke har vansker med å ta opp utfordrende problemstillinger. 

Lytt til tilbakemeldinger og handle etter disse. På den måten viser du dem at deres synspunkt og mening er viktig, og har innvirkning på teamet og organisasjonen. 

Les mer: Hvordan tiltrekke seg topputviklere? 

Kort sagt 

God kommunikasjon med utviklerteamet er alfa omega. Uansett om det er kommunikasjon ansikt til ansikt eller i et nettmøte - det er mange måter å effektivisere kommunikasjonen i teamet. 

Ved å sette klare retningslinjer, lytte, og "holde det kort og enkelt", sikrer du at utviklerne opplever god kommunikasjon dere imellom. Teamkommunikasjon gjør det lettere for deg og teamet ditt å nå felles mål. Derfor er det viktig å hele tiden forbedre kommunikasjonsprosesser og kanaler.